Il presunto Project Manager…

In questo articolo vorrei prendere spunto da una mail di un collaboratore di un’azienda con cui ho avuto il piacere di collaborare che scrive al Responsabile dell’Ufficio Tecnico, suo diretto superiore, rispondendo ad una richiesta di aggiornamento sull’andamento di un’attività legata ad un certo progetto su cui sta lavorando. Questa la risposta del collaboratore:

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Il progetto impantanato…

In questo articolo vorrei condividere un esempio di cattiva gestione di un progetto, cercando di evidenziare i principali errori gestionali commessi. Il progetto prevedeva la realizzazione di un impianto ausiliario di raffreddamento (chiamiamolo Impianto A) asservito ad un impianto principale decisamente più vasto e complesso (chiamiamolo Impianto B). Non andrò ovviamente nel dettaglio tecnico. Riporto solo alcune informazioni di contesto per capire i passi falsi fatti durante la (non) gestione del progetto.

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Cultura della progettualità: creatività e metodo

Il grande valore aggiunto che le nostre piccole e medie imprese hanno rispetto ai loro competitor internazionali, direi in generale su tutti i mercati, è la capacità di trovare soluzioni nuove, di generare idee innovative, di vedere nei dettagli gli elementi che fanno la differenza. Insomma, la creatività nell’approccio allo sviluppo di nuovi prodotti. Tutto questo fa delle nostre piccole e medie realtà un capitale preziosissimo. Capitale che si fonda in maniera chiara e nettamente percepibile sulle persone.

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Intervento formativo in Project Management presso Facco & C. Officine (S.P.A.)

Progettisti dell’Ufficio Tecnico, ingegneri dalle Operations, membri del customer service, referenti di cantiere, responsabile IT. Un gruppo eterogeneo che i vertici dell’azienda padovana Officine Facco SpA hanno messo insieme, in maniera oculata, per frequentare Corso Base di Project Management di 2mproject.

Per sei settimane abbiamo affrontato insieme in azienda le tematiche base della gestione progetti in un fruttuoso percorso con il giusto bilanciamento tra teoria e pratica. Gli argomenti trattati sono sempre stati calati nella specifica realtà aziendale.

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In anticipo… o in ritardo?

Come fare per monitorare lo “stato di salute” del nostro progetto? Come facciamo a sapere se siamo in anticipo (quelli bravi dicono ahead of schedule) o in ritardo (sempre quelli bravi dicono behind of schedule)? Il monitoraggio è uno degli aspetti fondamentali nella gestione di un progetto.

Infatti non dobbiamo pensare che, una volta concordato il piano di progetto, il Project Manager se ne stia con le mani in mano vedendo gli altri lavorare. Anzi. È proprio durante la fase di esecuzione che il Project Manager deve misurare, misurare e misurare!! Ma misurare cosa, direte voi? Deve misurare le performance del suo progetto. Deve poter saper dire se le attività sono in anticipo o in ritardo, quanto “effort” manca al completamento del progetto, se il lavoro prodotto finora è in linea con quanto pianificato, ecc.

Vi sono diversi strumenti che il Project Manager può usare per monitorare il suo progetto.

Oggi ne vediamo uno piuttosto efficace e abbastanza semplice da implementare. Si tratta del Milestone Trend Analysis. Partiamo con il ricordare qual è il significato di milestone: si tratta di un punto o un evento significativo in un progetto. Le milestone sono definite e utilizzate proprio per valutare lo stato di avanzamento del progetto e il raggiungimento di certi obiettivi intermedi.

L’MTA è una tecnica per misurare lo stato di avanzamento di un progetto. Permette cioè di capire se il progetto è in anticipo o è in ritardo rispetto a quanto pianificato. E tutto questo guardando le milestone definite in fase di pianificazione.

Ma come funziona l’MTA? Vediamolo insieme.

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Meglio essere… (IN)FORMATI!

Perché un’azienda dovrebbe intraprendere un percorso per l’introduzione della cultura del Project Management al suo interno? O perché una persona che lavora nell’ambito della gestione progetti, qualsiasi sia la loro natura, dovrebbe frequentare un corso di formazione in Project Management?

Nella maggior parte dei casi, se si chiede un parere a chi ha frequentato un corso di Project Management, la risposta che si otterrà sarà positiva, sia in termini di conoscenze personali che di procedure utilizzabili nella propria quotidianità lavorativa. Purtroppo, se lo stesso parere si fosse chiesto prima della frequentazione del corso, sicuramente almeno alcune delle persone coinvolte si sarebbero dimostrate titubanti circa l’utilità di questo tipo di formazione.

Proviamo quindi a vedere quali sono i motivi per cui è consigliabile che chi lavora nell’ambito della gestione di progetti e commesse frequenti un corso di Project Management.

Innanzitutto, dobbiamo considerare che gli investimenti permettono la crescita del singolo e delle aziende e che il tempo e il denaro utilizzati per la formazione in Project Management sono un vero e proprio  investimento che, in quanto tale, prevede un ritorno, anche di tipo economico.

In quest’ottica forse qualche ragione per avvicinarci al Project Management riusciamo a trovarla.

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Identificarsi con l’obbiettivo

Recentemente ho presenziato, in qualità di “PM cliente”, ai test di accettazione presso un fornitore nell’ambito di un progetto molto importante. Contratto firmato nel 2015, parecchie difficoltà, numerose criticità da gestire, ma anche molte occasioni di confronto e di crescita, sia personale che professionale. I test di cui parlo sono una di queste occasioni. Vi spiego perché.

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PM software… for free!

Negli ultimi anni è nata un’infinità di strumenti, applicazioni, software di Project Management. O meglio, per tali vengono spacciati perché, in realtà, non esiste un “software di Project Management”. Ricordiamoci infatti che non esiste software al mondo, per quanto completo e complesso possa essere, che dica al Project Manager come gestire un progetto! Tuttavia è innegabile che alcuni di questi tool possano supportare in vario modo l’operato del Project Manager. Mi piacerebbe quindi menzionare qui un paio di applicativi completamente free che possono essere utilizzati per la gestione di progetti di diversa natura. Uno è un classico tool di schedulazione, Ganttproject, e l’altro è Trello, uno strumento flessibile per tenere sotto controllo le attività e comunicare con il team di progetto.

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Le regole del gioco

Vi è mai capitato di prendere in mano un progetto e di avere difficoltà ad inquadrare bene gli obbiettivi finali o i risultati attesi? O di non riuscire a mettere bene a fuoco cosa sia da includere in un determinato progetto e cosa invece no? O ancora di avere le idee confuse su eventuali vincoli progettuali da rispettare o su chi dovrà essere coinvolto e informato durante il progetto?

Lo strumento che ci aiuta a far chiarezza in queste e in molte altre occasioni si chiama Project Charter (o Scheda di Progetto).

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